KI im Kontext Wissensmanagement - Warum und wofür?

Die Notwendigkeit eines effektiven Wissensmanagements

In einer Welt, die sich in rasantem Tempo weiterentwickelt, ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, ihr internes Wissen und ihre zur Verfügung stehenden Skillsets effektiv zu managen und zu nutzen. Dieses Wissen, das in den Köpfen der Mitarbeitenden, in Dokumenten und Prozessen verteilt ist, stellt einen wertvollen Schatz dar, der oft noch ungehoben ist. Durch den Einsatz von KI-gestützten Wissensmanagement-Lösungen können Unternehmen diesen Schatz heben und ihre Wettbewerbsfähigkeit deutlich steigern.

In diesem Artikel werden wir die Vorteile eines KI-gestützten Wissensmanagements beleuchten und aufzeigen, wie ihr damit beginnen könnt, euer internes Wissen systematisch zu erfassen und zu nutzen.

Die Herausforderungen traditioneller Wissensmanagement-Ansätze

Viele Unternehmen haben bereits erkannt, wie wichtig ein effektives Wissensmanagement ist. Traditionelle Ansätze wie Dokumentenmanagement-Systeme, Wikis oder Mitarbeiter-Verzeichnisse stoßen jedoch oft an ihre Grenzen. Und dies immer häufiger, umso dynamischer der Kontext ist.

Die Herausforderungen lauten:

• Unvollständige Erfassung: Nicht alles Wissen wird in Systemen oder Dokumenten festgehalten. Viel wertvolles Wissen, inkl. dem so wertvollen Handlungswissen, bleibt in den Köpfen der Mitarbeitenden verborgen. Besonders bei internen Stellenwechseln und dem Offboarding von Mitarbeitenden, geht hierbei viel Wissen verloren.
• Mangelnde Aktualität: Selbst wenn Wissen dokumentiert wird, veraltet es oft schnell. Änderungen in Prozessen, Produkten oder Märkten werden nicht zeitnah erfasst. Es entstehen (teilweise nur temporär) Workarounds, die den meisten Mitarbeitenden unbekannt sind und zu vielen Reibungsverlusten führen.
• Schwierige Auffindbarkeit: Das gespeicherte Wissen ist oft schlecht strukturiert und schwer zu durchsuchen. Mitarbeitende finden die benötigten Informationen nicht, wenn sie sie brauchen. Im Schnitt suchen Mitarbeitende im Bereich der wissensintensiven Arbeit gigantische 10-20% ihrer Arbeitszeit nach Informationen und Ansprechpartnern.
• Fehlende Vernetzung: Wissen ist meist in Silos organisiert und nicht miteinander verknüpft. Synergien und Querverbindungen werden nicht genutzt.

Um diese Herausforderungen zu meistern, braucht es einen neuen Ansatz - und genau hier kommt KI-gestütztes Wissensmanagement ins Spiel.

Erstellt mit Napkin AI

Um diese Herausforderungen zu meistern, braucht es einen neuen Ansatz - und genau hier kommt KI-gestütztes Wissensmanagement ins Spiel.

Die Vorteile von KI-gestütztem Wissensmanagement

KI-gestützte Wissensmanagement-Lösungen ermöglichen es Unternehmen, ihr internes Wissen umfassend, aktuell und vernetzt zu erfassen und zu nutzen.

Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

1. Umfassende Wissenserfassung

KI-Systeme können Wissen aus einer Vielzahl von Quellen, sowie im Austausch mit den Mitarbeitenden automatisch erfassen und strukturieren - von Dokumenten und E-Mails über Chat-Verläufe bis hin zu Prozessinformationen und dem impliziten Wissen der Mitarbeitenden. Durch maschinelles Lernen und Textanalyse können sogar unstrukturierte Informationen erschlossen und in ein digitales Wissensmodell überführt werden.

2. Kontinuierliche Aktualisierung

KI-Systeme überwachen ständig Änderungen in Dokumenten, Prozessen und Experteninteraktionen. Sobald neues Wissen entsteht oder sich Informationen ändern, werden diese Aktualisierungen automatisch in das Wissensmodell eingepflegt. So bleibt das Wissensmanagement immer auf dem neuesten Stand.

3. Intelligente Suche und Vernetzung

Mit Hilfe von Technologien wie semantischer Suche, Wissensgrafen und maschinellem Lernen können KI-Systeme das erfasste Wissen intelligent miteinander verknüpfen und für bspw. AI-Assistenzsysteme für Onboarding, Performance Support und Offboarding sowie AI Agents nutzbar machen. Mitarbeitende finden dadurch schneller die benötigten Informationen, die sie im Fluss der Arbeit benötigen, und entdecken zusätzlich relevante Querverbindungen und Expertinnen. Wenn KI dabei helfen kann, die Suche nach relevanten Informationen von Wissensarbeiterinnen von im Schnitt ca. 20% der Arbeitszeit auf 10% zu reduzieren, werden große Mengen an zusätzlich wertschöpfender Arbeit möglich. Gigantische Produktivitätsgewinne werden hierdurch greifbar.

4. Personalisierte Empfehlungen

KI-Systeme können die gewonnenen Datenpools nutzen, um personalisierte Lernempfehlungen zu geben - besonders gut auch auf Team-Ebene einsetzbar. Sei es zu ähnlichen Projekten, passenden Experten oder hilfreichen Ressourcen. So werden Mitarbeitende optimal bei ihrer täglichen Arbeit und ihrer kontinuierlichen Entwicklung unterstützt.

5. Stärkung des Wissenstransfers

Durch die systematische Erfassung, Sicherung und Vernetzung von Wissen kann der Austausch zwischen Mitarbeitenden deutlich verbessert werden. Neues Wissen wird schneller geteilt, Erfahrungen können einfacher genutzt werden. So kann KI-gestütztes Wissensmanagement den unternehmensweiten Wissenstransfer fördern.

6. Steigerung der Innovationskraft

Wenn Unternehmen ihr gesamtes Wissen effektiv nutzen, eröffnen sich neue Möglichkeiten für Innovationen. Mitarbeitende können Querverbindungen herstellen, blinde Flecken erkennen und kreative Lösungen entwickeln. So wird KI-gestütztes Wissensmanagement auch zu einem möglichen Innovationstreiber.

Wie ihr mit KI-gestütztem Wissensmanagement beginnen könnt

Um von den Vorteilen des KI-gestützten Wissensmanagements zu profitieren, müssen Unternehmen zunächst damit beginnen, ihr internes Wissen systematisch zu erfassen und zu strukturieren. Hier sind einige Schritte, die dabei unterstützen:

1. Erfassung des bestehenden Wissensmanagements

Analysiert zunächst, wie Wissen in eurem Unternehmen bisher erfasst und genutzt wird. Welche Systeme und Prozesse gibt es bereits? Wo liegen die größten Herausforderungen? Diese Bestandsaufnahme bildet die Grundlage für die weiteren Schritte.

2. Definiert erste Wissensmanagement-Ziele

Überlegt euch einen ersten, konkreten Anwendungsfall und was ihr damit erreichen möchtet. Welche konkreten Probleme soll es lösen? Welche Vorteile sollen die Mitarbeitenden und das Unternehmen davon haben? Formuliert dazu erste, konkrete und messbare Ziele. Wenn ihr erste Erfahrungen mit einem konkreten Use Case gemacht habt, solltet ihr darüber hinaus an einer übergreifenden Wissensmanagementstrategie mit erweiterten Zielen arbeiten.

3. Identifiziert die wichtigsten Wissensquellen

Macht euch bewusst, wo in Ihrem Unternehmen wertvolles Wissen vorhanden ist - in Dokumenten, Prozessen, den Mitarbeitenden und ihren Interaktionen oder anderswo. Priorisiert die Quellen, die für die Ziele des konkreten Use Cases am relevantesten sind.

4. Beginnt mit der systematischen Datenerfassung

Per Excel, Wissensdatenbanken / Wikis und Co, geratet ihr schnell an Ressourcengrenzen. Hier solltet ihr KI-Technologien einsetzen, um das Wissen aus den identifizierten Quellen zu erfassen und in ein strukturiertes, vernetztes Wissensmodell zu überführen. Dies ist kein einmaliger Vorgang und sollte viel mehr zu einer konstanten Aufgabe werden, die Teil der Geschäftsprozesse ist.

5. Macht Wissensmanagement zu einem alltäglichen Teil der Arbeitsabläufe

Damit das Wissensmanagement gelebt wird, muss es in den Alltag der Mitarbeitenden integriert werden. Passt dafür eure Prozesse und Systeme an, damit Mitarbeitende ihr Wissen regelmäßig teilen und das erfasste Wissen einfach nutzen und aktualisieren können. Hierfür macht eine enge Zusammenarbeit von Business Development, Organisations- und Personalentwicklung absolut Sinn.

6. Messt, analysiert und optimiert kontinuierlich

Überprüft regelmäßig, ob eure Wissensmanagement-Aktivitäten die gewünschten Ziele erreichen. Nutzt die gewonnenen Daten und Erkenntnisse, um eure Ansätze und die zugrunde liegenden KI-Technologien stetig zu verbessern.

Erstellt mit Napkin AI

Wer dies in großen Teilen gerne automatisiert und KI-gestützt tun möchte, schaut sich gerne mal die Lösung von eEight.io an. Genau dieser Prozess wurde von uns nämlich KI-gestützt digitalisiert.

Ja, wir sagen es, ein ECHTER GAME-CHANGER im Umgang mit Wissen im 21. Jahrhundert. ;-)

Fazit: KI-gestütztes Wissensmanagement als ein zentraler Schlüssel zum wertschöpfungsrelevanten Umgang mit Wissen

In einer Welt, die sich ständig weiterentwickelt, ist ein effektives Wissensmanagement für Unternehmen essenziell, um wettbewerbsfähig zu bleiben. KI-gestützte Lösungen bieten die Möglichkeit, das interne Wissen auf Autopilot zu setzen und ihr reales Wissen umfassend zu sichern und nutzbar zu machen.

Durch die systematische Datenerfassung, intelligente Vernetzung und gezielte Analysen können Unternehmen ihren internen Datenschatz heben und dadurch auch ihre Innovationskraft steigern, die Effizienz und Produktivität erhöhen sowie den Wissenstransfer zwischen Mitarbeitenden fördern.

Beginnt also am besten noch heute damit, eure internen Wissensschätze zu heben - mit Hilfe von KI-gestütztem Wissensmanagement.